HR podatki obstajajo, a se ne uporabljajo: zakaj podjetja potrebujejo HR analitiko?

Tudi če imamo podatke, ti sami po sebi ne prinesejo boljših odločitev

Veliko podjetij že ima osnovne HR sisteme in kadrovske podatke. Vedo, koliko zaposlenih imajo, koliko je bilo bolniških odsotnosti, koliko ljudi se je zaposlilo ali odšlo iz podjetja ter koliko izobraževanj je bilo izvedenih.

Težava nastane, ko ti podatki niso povezani v smiselna poročila. Če so razpršeni po različnih Excelovih tabelah, sistemih ali oddelkih, jih je težko uporabiti za strateško in celovito odločanje.

Kot primer lahko vzamemo podatek o številu odhodov zaposlenih, ki sam po sebi ne pove veliko. Ko pa ga povežemo z oddelki, delovnimi mesti, starostno strukturo, razlogi za odhod in stroški nadomeščanja, dobimo pomemben vpogled v stanje organizacije.

Kaj sploh je HR analitika?

HR analitika pomeni sistematično zbiranje, urejanje, analiziranje in prikazovanje kadrovskih podatkov. Njen namen ni zgolj priprava poročil, temveč ustvarjanje uporabnih informacij, ki vodstvu pomagajo sprejemati boljše odločitve.

S pomočjo HR analitike lahko podjetje spremlja ključna področja, kot so:

• fluktuacija zaposlenih,
• odsotnosti zaposlenih,
• učinkovitost zaposlovanja,
• stroški dela,
• razvoj kompetenc,
• uspešnost izobraževanj,
• kadrovska struktura,
• obremenjenost ekip,
• trendi po oddelkih ali lokacijah.

Ko so ti podatki predstavljeni pregledno, pravočasno in razumljivo, postanejo pomembna podlaga za načrtovanje kadrov, razvoj zaposlenih in uvajanje sprememb v organizaciji.

Podatke že imamo, ampak niso urejeni?

Ena največjih težav v podjetjih je, da kadrovski podatki pogosto niso pripravljeni za uporabo. Zapisani so v različnih oblikah, niso redno posodobljeni ali pa med seboj niso združljivi.

To pomeni, da kadrovska služba porabi veliko časa za ročno pripravo poročil, namesto da bi se ukvarjala z analizo in interpretacijo podatkov. Vodstvo pa pogosto prejme podatke prepozno ali v obliki, ki ne omogoča hitrega razumevanja stanja.

Posledica so počasnejše odločitve, manjša preglednost in večja možnost napačnih sklepov.

HR analitika ta izziv rešuje tako, da podatke strukturira, poveže in pretvori v jasne, medsebojno povezane kazalnike.

Zakaj sploh potrebujemo HR poročila?

Kakovostna HR poročila niso namen sama sebi. Njihova prava vrednost je v tem, da omogočajo boljše vodstvene odločitve.

Če vodstvo pravočasno opazi, da se v določenem oddelku povečuje fluktuacija, lahko hitro preveri vzroke in ukrepa. Če podatki kažejo, da se povečuje odsotnost z dela na določenih delovnih mestih, lahko podjetje analizira delovne pogoje, obremenitve ali organizacijo dela. Če se pri zaposlovanju ponavljajo zamude, lahko optimizira selekcijski proces.

Takšni vpogledi omogočajo bolj proaktivno vodenje. Podjetje lahko ukrepa že na podlagi trendov, brez čakanja na ročna poročila iz kadrovske službe.

Vzpostavitev HR analitike kot del digitalizacije

Digitalizacija HR področja ne pomeni samo uvedbe nove programske opreme. Pravi cilj digitalizacije je, da kadrovska funkcija postane bolj pregledna, hitrejša, učinkovitejša in bolj strateška.

Vzpostavitev HR analitike običajno vključuje več korakov:

• pregled obstoječih podatkov in virov,
• določitev ključnih kadrovskih kazalnikov,
• ureditev podatkovnih baz,
• avtomatizacijo poročil,
• oblikovanje preglednih nadzornih plošč,
• redno spremljanje trendov,
• uporabo ugotovitev pri odločanju.

Pomembno je, da podjetje ne začne z zbiranjem vseh možnih podatkov, temveč z vprašanjem: katere odločitve želimo sprejemati bolje?

Na tej osnovi se nato določijo kazalniki, ki imajo za podjetje dejansko vrednost.

HR podatki imajo veliko vrednost, vendar le takrat, ko so pravilno urejeni in uporabljeni. Če ostanejo razpršeni po tabelah in sistemih, ne prispevajo veliko k boljšemu odločanju.

HR analitika podjetjem omogoča, da iz obstoječih podatkov ustvarijo veliko bolj uporabne informacije. S tem kadrovska funkcija postane bolj strateška, vodstvo pa dobi boljši vpogled v stanje zaposlenih, trende in področja, kjer so potrebni ukrepi. Hkrati si podjetje olajša delo s kadri in sprejema bolj premišljene odločitve.

Vas zanima, kako bi lahko digitalno HR rešitev implementirali v vašem podjetju? Rezervirajte si brezplačen termin za osebno predstavitev sistema in skupaj bomo pregledali, kako lahko optimiziramo vaše HR procese. Za več informacij o sistemu in rezervacijo termina obiščite www.hrm40.si.