Dvig minimalne plače in kadrovske posledice: Kako smo v Skupini Impol masovno prenovo sistemizacije in pogodb izvedli v le 3 dneh?

Dvig minimalne plače in kadrovske posledice: Kako smo v Skupini Impol masovno prenovo sistemizacije in pogodb izvedli v le 3 dneh?

Vsakokratni dvig minimalne plače za večja podjetja ob ohranitvi pogodbenih zneskov prinaša dobro znano in pogosto bolečo posledico: t. i. “uravnilovko”. Če se temu želimo izogniti, se moramo soočiti z zahtevnim projektom – prenovo sistemizacije delovnih mest in prilagoditvijo tarifnega sistema.

V praksi se takšna sprememba hitro prelevi v administrativno nočno moro. Priprava tisočih novih pogodb, usklajevanje, ročno vnašanje podatkov, tiskanje in neskončno lovljenje zaposlenih za fizične podpise paralizirajo kadrovski oddelek za več tednov ali mesecev. Namesto, da bi se HR posvečal strateškemu upravljanju in motivaciji zaposlenih, se utaplja v papirologiji. Vendar pa sodobni sistemi omogočajo, da takšen proces ob pravi tehnološki podpori ne traja več kot nekaj dni.

Tradicionalna HR administracija je postala ozko grlo

Ko podjetje z več sto ali tisoč zaposlenimi spreminja tarifni sistem in sistemizacijo, tradicionalni pristop hitro pokaže svoje omejitve. Ročno preslikavanje podatkov in individualna priprava pogodb drastično povečata tveganje za napake in povzročata frustracije tako v kadrovski službi kot med zaposlenimi.

Rešitev je prehod na agilni, digitalizirani model. Sistem HRM 4.0 (www.hrm40.si) je zasnovan z mislijo za HR oddelke, saj omogoča obvladovanje masovnih organizacijskih sprememb z minimalnim ročnim posegom. Sistem poskrbi za kaskadno preslikavo sprememb, napredno generiranje dokumentov in popolno avtomatizacijo podpisovanja.

Študija primera: Skupina Impol – 2000 dokumentov razposlanih v enem dnevu

Zmogljivost takšnega pristopa se je nedavno dokazala v Skupini Impol, kjer je bilo zaradi sprememb treba preoblikovati sistemizacijo in tarifni sistem za 15 povezanih družb in kar 1.400 zaposlenih.

Z integracijo sistema HRM 4.0 smo dosegli rezultate, ki postavljajo nov standard v slovenskem HR prostoru:

• Izjemna časovna učinkovitost: Celoten proces preoblikovanja in priprave dokumentacije je zahteval zgolj 3 delovne dneve.
• Minimalna obremenitev ekipe: Projekt sta v celoti izvedla samo 2 zaposlena (ena kadrovica in en IT strokovnjak).
• Masovna generacija: V sistemu se je sočasno pripravilo 1.400 novih pogodb o zaposlitvi in približno 800 obvestil o napredovanjih.

Praktičen pristop k e-podpisovanju in podatkovni integraciji

Da bi bil proces resnično zaključen brez papirja, je ključna distribucija in podpisovanje. V HRM 4.0 smo za to uporabili preverjeno integracijo z rešitvijo mSign podjetja Mikrografija d.o.o.

Zavedamo se, da v praksi velika večina zaposlenih v proizvodnih ali večjih sistemih nima urejenih kvalificiranih digitalnih potrdil. Zato proces temelji na t. i. “click-to-sign” metodi. Ta pristop je pravno ustrezen, predvsem pa izjemno preprost, hiter in zaposlenemu prijazen, saj lahko pogodbo podpiše z nekaj kliki na svojem pametnem telefonu ali tablici. Tako je bilo vseh več kot 2.000 dokumentov v Impolu razposlanih in pripravljenih na podpis v enem samem dnevu.

Dodatna prednost za kadrovsko in finančno službo so napredne možnosti povezovanja. Sistem HRM 4.0 ni izoliran otok; podpira standardizirane REST API integracije s tretjimi sistemi. Vse podatke o novih tarifnih razredih in pogodbah je mogoče varno in avtomatsko posredovati neposredno v vaš sistem za obračun plač (ERP), s čimer se popolnoma odpravi potreba po dvojnem vnosu podatkov.

Naredite korak k modernemu HR upravljanju

Sistemizacija in tarifni sistem ne smeta biti administrativna zavora, temveč orodje za agilno nagrajevanje. Z avtomatizacijo teh procesov razbremenite svojo kadrovsko ekipo in izboljšate izkušnjo svojih zaposlenih.

Vas zanima, kako bi lahko podobno rešitev implementirali v vašem podjetju? Rezervirajte si brezplačen termin za osebno predstavitev sistema in skupaj bomo pregledali, kako lahko optimiziramo vaše HR procese. Za več informacij o sistemu in rezervacijo termina obiščite www.hrm40.si.